Le Learning Management System (LMS) constitue aujourd’hui le cœur opérationnel des dispositifs de formation et de développement des compétences (L&D) dans les organisations.
Cependant, sa performance ne repose pas seulement sur la technologie sous-jacente — qu’il s’agisse de systèmes comme Blackboard, 360Learning, Workday Learning (Sana), Cornerstone OnDemand, Rise Up, Bealink ou Beedeez — mais sur une gouvernance rigoureuse et une administration structurée.
Pourquoi l’administration d’un LMS est stratégique
Une plateforme de formation ne se limite pas à centraliser des contenus ou des sessions : elle devient un levier de performance pour l’entreprise lorsqu’elle est alignée avec les objectifs de compétences, reliée aux systèmes métier et articulée autour d’une stratégie d’apprentissage continue.
Par exemple :
- 360Learning est conçu comme un LMS augmenté par l’IA, orienté apprentissage collaboratif, permettant d’automatiser des tâches administratives et de favoriser l’engagement des apprenants.
- Workday Learning, alimenté par Sana, combine des capacités d’IA, de personnalisation et de gestion des parcours dans le contexte plus large du HRIS Workday.
- Cornerstone OnDemand fournit un LMS complet pour la gestion, la diffusion et le suivi des programmes de formation à grande échelle, avec des outils avancés de reporting et de conformité.
- Rise Up propose une plateforme LMS adaptable et personnalisable, intégrant apprentissage en ligne, présentiel et moteurs IA de personnalisation pour accélérer le développement des compétences.
- Bealink est une plateforme SaaS française dédiée à l’écosystème d’apprentissage, capable de connecter les outils, les contenus et les apprenants dans un système unifié.
- Beedeez se positionne comme LMS des équipes terrain, favorisant l’accès à des formations engageantes, en mobilité et avec forte intégration aux outils existants.
1. Analyser l’existant : comprendre avant d’agir
Avant d’engager toute transformation de votre plateforme de formation ou d’apprentissage, il est indispensable d’observer les usages actuels, les points de friction et les synergies possibles entre vos outils et vos pratiques internes.
Cartographier les processus du LMS
L’Académie de la formation Auchan Retail France a lancé la transformation de ses outils de formation une cartographie des processus a été réalisée.
Les grandes phases du cycle de vie de la formation seront :
- Création et modification des parcours
- Inscription des apprenants
- Suivi des progrès en elearning ou présentiel
- Reporting et pilotage des compétences
- Communication avec les parties prenantes
Pour chaque plateforme, cette cartographie doit intégrer des éléments propres à son architecture. Par exemple :
- Pour 360Learning, l’usage collaboratif et automatisé des cours réduit les charges administratives explicites.
- Pour Workday Learning (Sana), la synchronisation avec les données RH et les compétences permet d’aligner apprentissage et besoins métier tout au long du parcours.
Travailler en miroir avec les autres services
L’administration doit faire le lien entre pédagogie, technique et performance :
- Avec l’IT, pour comprendre les intégrations (SSO, API, SIRH, TMS), les contraintes de sécurité et les hébergements.
- Avec les services métiers, pour recueillir les besoins spécifiques, les formats pédagogiques préférés et les niveaux de conformité requis.
2. Clarifier la gouvernance : rôles et règles du jeu
Un LMS performant repose sur une gouvernance claire, partagée et mesurable.
Définir les responsabilités – Au-delà du L&D
Une matrice RACI est un outil indispensable pour clarifier qui fait quoi dans :
- L&D : supervision fonctionnelle, cohérence pédagogique, pilotage du plan de formation
- Informatique : infrastructure, sécurité, intégrations, support
- Métiers : expression des besoins, validation des contenus, retours
Les plateformes modernes de type Rise Up ou Bealink intègrent par exemple des tableaux de bord collaboratifs et des fonctions de suivi des compétences qui facilitent la gestion transversale.
Encadrer la relation par des SLA internes
Les accords de niveau de service (SLA) doivent inclure :
- Délais de résolution des incidents
- Taux de disponibilité des outils
- Procédures d’escalade
Même si ces engagements sont souvent présents du côté éditeur (par exemple sur des solutions robustes comme Cornerstone OnDemand), ils doivent être traduits en chartes internes adaptées à vos processus organisationnels.
3. Gérer les incidents et les évolutions
L’administration va bien au-delà de la simple maintenance ; elle inclut la gestion continue des tickets, des évolutions fonctionnelles et le pilotage de la satisfaction interne.
Centraliser les tickets
Tous les besoins — incidents, demandes fonctionnelles ou suggestions d’évolution — doivent être suivis avec :
- un outil de ticketing partagé
- une classification selon la nature de la demande
- des indicateurs de suivi réguliers
Piloter les évolutions
Les mises à jour et améliorations doivent suivre un processus agile et transparent :
- Recueil des besoins
- Priorisation
- Tests en préproduction
- Communication des changements (changelog)
Ce principe s’applique autant à des plateformes intuitives comme Beedeez, qui vise à simplifier la vie des administrateurs tout en améliorant l’expérience apprenant, qu’à des outils d’entreprise plus complexes comme Workday Learning.
4. Maîtriser l’intégration des contenus et formations
La qualité de votre LMS ou plateforme d’apprentissage dépend aussi de la rigueur dans l’intégration des modules elearning, des sessions et des données.
Harmoniser les sessions
Assurez-vous que les échanges de données entre votre LMS, votre système de gestion des talents (TMS) et votre SIRH sont :
- automatisés
- cohérents
- standardisés
Encadrer l’intégration des modules elearning
Tout contenu doit respecter un cahier des charges technique rigoureux (formats standardisés comme SCORM ou xAPI, compatibilité mobile, accessibilité).
Des plateformes telles que 360Learning intègrent nativement des processus d’import et de suivi qui réduisent les erreurs et fluidifient l’administration.
5. Cultiver la collaboration entre L&D, IT et Métiers
L’administration d’un LMS n’est pas un acte technique isolé, mais un travail collectif continu.
Les rituels efficaces incluent :
- comités de pilotage réguliers
- documentation partagée
- suivi d’indicateurs de performance L&D
Ce type de gouvernance permet à la plateforme (qu’elle soit LMS, LXP ou écosystème intégré) de devenir un catalyseur du développement des compétences et de la performance collective comme par exemple chez Neoma Business School.
Conclusion : administrer, c’est gouverner
Administrer une plateforme de formation — LMS, TMS ou plateforme d’apprentissage — ne se réduit pas à la gestion d’un outil. C’est concevoir un système vivant aligné avec la stratégie L&D, les processus métier et les technologies. Quand les équipes L&D, l’IT et les métiers avancent ensemble autour d’une gouvernance claire, la plateforme cesse d’être un simple support : elle devient un catalyseur du développement des compétences organisationnelles et de la performance collective.