Changer de LMS implique de nombreuses actions, dont celle de réaliser une migration de l’offre de contenus.
Malgré l’existence de quelques formats normés, cette partie du projet, souvent sous-estimée, ne saurait être un simple copier/coller. Des différences fonctionnelles voire structurelles entre les 2 solutions s’imposent à vous et vous obligent à penser au-delà d'une approche purement technique.
Migrer vos contenus vers votre nouveau LMS est donc un projet structurant qui touche vos contenus, vos équipes, vos processus et parfois votre architecture SI.
Aptilink dispose d'une méthode éprouvée et de bonnes pratiques pour réussir votre changement de plateforme, construites sur des projets récents et ambitieux menés par nos équipes.
Pour nous le maitre mot de votre projet doit être : « Anticiper »
- Anticiper l’impact budgétaire. En fonction des solutions sources et cibles, des actions chez l’éditeur, chez l’intégrateur ou dans vos équipes s’avéreront nécessaire
- Anticiper le temps nécessaire avant décommissionnement (négociez une fin de contrat avec l’éditeur que vous quittez, vous permettant de gérer sereinement la migration)
- Anticiper la sollicitation des équipes métier (le département formation ne gère pas toujours l’ensemble de l’offre de formation, certaines directions métiers peuvent avoir la charge d’une partie de l’offre de formation disponible)
Commencer par un cadrage solide
Avant la moindre création de cours sur la cible, organisez un cadrage formel : objectifs, périmètre, rôles, risques et livrables. Quelques ateliers suffisent généralement à verrouiller l’essentiel :
- Ateliers “Organisation” : Environnements disponibles, outils de travail, rituels...Nous validons ensemble les fondamentaux du projet
- Ateliers “Prototypes” : Nous définissons ensemble une liste restreinte de formations représentatives, qui seront migrées et serviront à valider les règles de migration
Définir un périmètre pertinent (et priorisé)
Tout n’a pas à être migré. Conservez les formations “vivantes” et utiles au lancement, et classez-les par lots (hautement prioritaires vs. secondaires). Les archives ou sessions obsolètes peuvent rester hors périmètre — vous gagnerez du temps et de la qualité dans vos contenus.
Mettre en place un fichier de suivi… et s’y tenir
Le fichier de suivi est le cœur du pilotage. Il recense les formations à migrer, leur statut...Nous vous proposons notre modèle de suivi, qui permet tout au long de la migration de savoir si l'avancement et la qualité sont conformes aux prévisions.
Anticiper les cas de reconstruction
Selon les plateformes source/cible, les exports ne sont pas toujours importables tels quels. Préparez-vous à recréer certains cours en réutilisant les assets (PDF, vidéos, SCORM…), avec accès back-office à la source pour répliquer la structure. C’est un point à documenter dès le cadrage pour éviter les surprises.
Gouvernance de projet : qui fait quoi, quand ?
Une migration réussie s’appuie sur une gouvernance claire :
Rôles & RACI : sponsor, chef de projet, équipe de réalisation, équipe de recette, référents techniques.
Rituels : comité hebdo/bimensuel, mises à jour du fichier de suivi, levée des points bloquants.
Confidentialité & accès : accords de confidentialité, SSO/accès back-office, personnes habilitées.
Prototyper avant d’industrialiser
Comme dans tout projet, il ne faut jamais confondre vitesse et précipitation. Prenez le temps de créer des prototypes de vos parcours cibles pour évaluer l’impact des nouvelles fonctionnalités et valider avec les parties que cela leur convient.
Les prototypes validés (structures, composants d’activité, chartes visuelles, gabarits d’évaluations) doivent devenir vos standards de migration. Ils guident l’équipe, réduisent l’hétérogénéité et accélèrent l’industrialisation.
Recette : des critères simples, objectivés
La recette se conduit au fil de l’eau, avec des critères partagés : structure conforme au prototype, ressources complètes et lisibles, navigation fluide, activités fonctionnelles, dates/catalogues corrects, droits/accessibilité ok.
Les retours sont tracés dans le fichier de suivi et traités en priorité pour éviter les effets boule de neige.
Change management : accompagner les équipes
Le processus de migration est souvent l’opportunité de favoriser la montée en compétence de vos équipes sur les nouvelles fonctionnalités de création de contenus de la solution cible
Profitez de la migration pour :
- Former vos admins/auteurs (cible) avec des gabarits et bonnes pratiques prêts à l’emploi.
- Préparer une communication claire aux apprenants (nouveau portail, bénéfices, “start here”).
- Prévoir un plan de go-live (période de double run si nécessaire, support renforcé, monitoring post-lancement).
Les pièges à éviter (et comment les contourner)
- Tout migrer sans tri → concentrez-vous sur l’utile au lancement ; archivez le reste.
- Diluer la migration dans des refontes pédagogiques → traitez les erreurs de migration d’un côté et les évolutions de l’autre, avec des circuits distincts.
- Oublier la cible technique (SSO, groupes, tags, limites) → verrouillez l’architecture et la gouvernance avant d’industrialiser.
Mesurer le succès
Quelques indicateurs clés vous seront utiles :
% de cours “Migration OK”, temps moyen de cycle par lot, taux de retours en recette, complétude des métadonnées, délai moyen de correction, satisfaction des parties prenantes (admins, auteurs, apprenants), incidents en production la première semaine.
Alimentez ces KPI depuis le fichier de suivi et vos tableaux de bord plateforme.
En résumé : une migration réussie repose sur un cadrage rigoureux, un périmètre priorisé, un pilotage outillé, des prototypes validés et une architecture cible maîtrisée (SSO, provisioning, groupes, rôles, tags).
Industrialisez ensuite, recettez en continu, et accompagnez le changement.
C’est ainsi que l’on transforme un changement de plateforme en accélérateur d’expérience d’apprentissage.